Verhoog je effectiviteit

Een voorbeeld uit de Tweede Wereldoorlog.
Toen de Russen de rollen gingen omdraaien en de Duitsers gingen aanvallen, was hun tactiek eigenlijk vrij eenvoudig. Ze rukten in breed front op en keken uit naar de zwakke plekken in de Duitse verdediging en juist daarop concentreerden ze de echte aanval met alles wat ze konden inzetten. Bijna altijd kwam het tot een doorbraak en dreven ze de Duitsers steeds verder achteruit totdat ze tenslotte de hoofdstad Berlijn innamen.

Wat heeft dit nu met persoonlijke effectiviteit te maken?
Op het eerste gezicht natuurlijk helemaal niets maar laten we even verder kijken. De Russen zetten hun kracht in op die plekken waar ze het beste resultaat konden verwachten. Doordat ze de zwakke stellingen onder de voet liepen waren de Duitsers gedwongen hun sterke stelling elders te ontruimen om niet omsingeld te worden. De Russen negeerden als het ware de sterke stellingen, waar veel minder kans op succes was en concentreerden zich op kansrijke plekken.

Dat kunnen we in ons werk ook doen. We moeten onze energie richten op die dingen die resultaten opleveren. Het maakt niet uit wat je doet, een onderneming leiden, een onderzoek uitvoeren, kinderen opvoeden, wat je ook doet je kan met een paar eenvoudige vragen tot een beter resultaat komen. Stel je zelf de volgende vragen:

1. Wat ben ik aan het doen? Maak een lijstje van je activiteiten.
2. Welke activiteiten leveren een gewenst resultaat op? Kruis ze aan. Dat zijn dus de zaken waarop je je energie moet richten.
3. Welke activiteiten leiden niet tot het gewenste resultaat? Schrap ze. Dat zijn de zaken waarop je de aandacht niet moet richten.

Het lijkt eenvoudig en dat is het ook. Schuif het niet terzijde omdat je denkt dat het te simpel is. Eenvoud is het kenmerk van het ware.

Langzaam en toch snel

Drukdoenerij is niet zo effectief als het lijkt.
Je kent ze wel, die energieke lieden die in een tomeloze haast van hot naar haar snellen, iedereen verbijsterd achter zich latend over zo'n geweldige energie en daadkracht. Een van de laatste mannen (het zijn vaak mannen) die een dergelijke indruk op me maakte, bleek een coke snuiver te zijn, die op explosieve wijze tot stilstand kwam. Natuurlijk zijn er mensen met een buitengewoon hoog energieniveau, maar voel je niet inferieur als het bij jou wat langzamer gaat. Ik wil je laten zien dat je niet voor de energiekelingen hoeft onder te doen.

Met gestaag doorgaan boek je ook verrassende resultaten.
Als je graag meer uit jezelf zou willen halen dat zit hem dat niet zozeer in het verhogen van je tempo. Je moet intelligent te werk gaan. Werk planmatig:

1. Allereerst moet je zorgen dat je overzicht krijgt. Schrijf alles op wat je moet doen en voorzie elk punt van een datum waarop je het wil doen. Overzicht geeft meteen al rust.
2. Aan het eind van elke werkdag loop je de lijst door en je vinkt af wat je die dag gedaan hebt en je schrijft meteen een lijstje van dingen die je de volgende dag moet doen.
3. Je begint de dag met het lijstje en je zorgt er voor dat alle punten die er op staan die dag ook helemaal afgewerkt zijn. Overhaast je niet maar zorg dat alles werkelijk af is.

Het gevolg van deze manier van werken is dat je toch snel zichtbare en tastbare resultaten boekt. Aan het eind van een maand zul je zien dat je ontzettend veel gedaan hebt op een rustige en ontspannen manier. Zorg er voor dat je de dag niet overlaadt met dingen die je toch niet allemaal afkrijgt, dat geeft alleen maar stress en je schiet er niets me op. Doe elke dag de dingen die je kunt doen en verbaas je over je toegenomen effectiviteit.

Handige hulpmiddelen.

Je kunt natuurlijk een elektronisch gevalletje(mobieltje) gebruiken om je actiepunten in vast te leggen. Ik moet wel eens glimlachen over het pathetisch gepruts met zo'n dingetje. Veel beter vind ik een tablet, een IPAD of iets dergelijks. Om eerlijk te zijn: ik vind een simpel notitieboekje of een papieren organiser eigenlijk beter dan een elektronisch ding. Het voordeel van papier is dat je er dagelijks doorheen moet bladeren en alle actiepunten nog eens onder je aandacht komen. Het dagelijks zien van actiepunten kan je op nieuwe ideeën brengen. Gebeurt me regelmatig.